Uma pequena empresa de transportes necessita de faturar mensalmente aos clientes as muitas centenas de expedições que foram efetuadas. Existe um programa informático, mas este não efetua os cálculos necessários e apenas apresenta uma listagem das expedições.
O processo é manual e implica fazer cálculos de origens, destinos, tipo de serviço, pesos, volumes, entre outros. Para além disso, existem muitas tabelas de preços que se podem aplicar consoante o serviço e consoante o cliente. Este processo demorava cerca de uma semana de trabalho de uma pessoa por mês!
Criar um ficheiro Excel que recebe os dados do software de gestão e faz os cálculos automaticamente
A solução deste problema passou por criar uma forma de calcular automaticamente os valores de cada serviço a faturar aos clientes, a partir da importação de dados do software de gestão da empresa. Como esse programa informático permite uma exportação do ficheiro para Excel, criou-se uma ferramenta que “lê” automaticamente todas as expedições e efetua os cálculos sem intervenção humana.
Assim, a arquitetura da solução passou por ter um modelo de dados em Excel, pronto para receber os dados oriundos do software de gestão. Nesse modelo de dados, estão introduzidas todas as tabelas de preços e a sua relação com qualquer um dos clientes. Essas tabelas podem ser atualizadas a qualquer momento, sem afetar o funcionamento do modelo.
Foram criadas fórmulas que efetuam o cálculo automático do preço a debitar ao cliente por expedição, em função dos vários critérios a ter em consideração, nomeadamente as caraterísticas dos serviços utilizados e as diversas tabelas de preços que se aplicam ao cliente. O único trabalho que a gestora passou ter é o de exportar os dados do software de gestão e colocá-los numa pasta que é acedida pelo Power Query para fazer a importação para o Excel.
Assim, uma operação que demoraria vários dias a concluir passou a poder ser realizada em poucos minutos, garantindo não só um significativo ganho de produtividade da gestora comercial, mas também uma substancial diminuição da ocorrência de erros de processamento e, não menos importante, um incremento da sua motivação pessoal por se libertar de uma tarefa extremamente cansativa.
