Todos os anos têm que ser produzidos mais de seis centenas de certificados com informação pessoal de utilizadores. Depois de produzir cada um dos documentos, a partir de um modelo existente, é necessário enviá-los por e-mail para cada um dos titulares.
O processo de criação dos certificados é manual, muito moroso e, sobretudo, repetitivo e cansativo. Primeiro, a gestora de recursos humanos copia manualmente o modelo original que tem os campos da informação necessária. Depois, consulta a lista de dados dos utilizadores para obter os dados correspondentes. A seguir, copia esses dados para o modelo anteriormente aberto.
Depois do longo processo de criação dos documentos por cada utilizador em formato Word, é preciso converter cada um deles para o formato PDF. Isso implica novamente abrir todos os ficheiros Word e guardar cada um deles no formato PDF. Finalmente, será necessário criar um e-mail para cada destinatário, consultando os endereços de e-mail da lista, e anexar o certificado em PDF para envio.
Criar um processo eficiente de produção dos certificados e do seu envio por e-mail para cada utilizador
A solução deste problema passou por criar uma forma de produzir os certificados e enviar os e-mails através de processos automatizados. Assim, a arquitetura da solução passou por ter um modelo do certificado em Word interligado com uma base de dados em Excel através da funcionalidade da impressão em série (mail merge).
Contudo, apesar desta parte da solução permitir rapidamente criar as centenas de certificados em formato Word, ainda seria necessário convertê-los em PDF e enviá-los por e-mail para os seus destinatários. Para fazer isso de forma automatizada, criou-se um programa em VBA (Visual Basic for Applications) que converte todos os ficheiros Word, anteriormente criados, para PDF.
Adicionalmente, criou-se um modelo de mensagem de e-mail, também interligado com a base de dados em Excel, para receber automaticamente os dados de cada utilizador (nome, e-mail, assunto, etc.). Para automatizar o processo de criação das mensagens de e-mail no Outlook foi criado um programa em VBA que gera cada mensagem por utilizador, com os dados respetivos e com o PDF do certificado em anexo.
Assim, uma operação que demoraria vários dias a concluir passou a poder ser realizada em poucos minutos, garantindo não só um significativo ganho de produtividade da gestora de recursos humanos, mas também um menor risco de ocorrência de erros de processamento e, não menos importante, um incremento da sua motivação pessoal por se libertar de uma tarefa demasiado cansativa.
