Uma PME não dispõe de informação estruturada com os indicadores KPI (Key Performance Indicators) relevantes e dashboards para a sua tomada de decisão tática e estratégica. Por exemplo, não havia dados específicos atualizados que permitissem auferir a performance real dos seus vendedores, visto que não eram apenas os resultados de vendas que importava medir.
Assim, não existia informação consolidada e resumida sobre o número de visitas diárias a clientes, taxa de conversão de vendas em clientes atuais e em clientes potenciais, margem operacional liberta, entre outros indicadores.
Esta situação limitava o alcance das análises e das medidas que se poderiam implementar, quer para incentivar os vendedores, quer para melhor alcançar os objetivos propostos pela empresa.
Criar um dashboard automatizado com indicadores relevantes para a tomada de decisão
Foi criada uma ferramenta em Excel que contém um Dashboard com toda a informação relevante para a tomada de decisão sobre as vendas da empresa. Esta ferramenta é alimentada com dados que são exportados do software de gestão, sendo que, com um só clique, é possível fazer a importação para a ferramenta, de forma simples e rápida. A única coisa que é necessário fazer é colocar numa pasta o ficheiro mais recente exportado do software de gestão. Com uma ligação através do Power Query, a ferramenta produz automaticamente os indicadores KPI relevantes para o negócio, sem ser necessário efetuar manualmente, todos os meses, centenas ou até milhares de cálculos para a sua obtenção.
A empresa passou a dispor de uma análise de indicadores KPI relevantes numa base mensal, sem ser necessário despender muitos recursos, humanos ou financeiros, para obter a informação pretendida. O que anteriormente só estaria ao alcance com muita dedicação e trabalho humano, ou então através de software específico de valor muito avultado, passou a existir por uma fração pequena desse custo. E o resultado principal foi a possibilidade de ter informação crítica disponível de suporte à tomada de decisão, o que veio a traduzir-se numa melhoria da performance de vendas da empresa e da sua rentabilidade.
