Uma empresa comercial importa regularmente produtos do extremo oriente. Quando as encomendas chegam, a empresa tem que efetuar o cálculo do custo real dos produtos, incluindo embalagens e etiquetas.
Para fazer o cálculo é preciso fazer o câmbio de moeda estrangeira, considerar as despesas do transporte, as despesas bancárias, as despesas com transitário, impostos, assim como, naturalmente, os custos unitários e globais na fatura do fabricante.
Este processo de cálculo do custo unitário demorava cerca de uma manhã ou tarde de trabalho e exigia frequentemente a revisão de erros.
Cálculo imediato do custo unitário de produtos importados
Foi criada uma folha de cálculo em Excel com os campos próprios para lançar todas as variáveis, permitindo um cálculo rápido com apresentação dos valores de custo por produto. Assim, esta folha de cálculo funciona como um formulário onde se introduzem os valores da fatura do fabricante, por artigo, os custos de transporte, as despesas de desalfandegamento e transitário, os custos com embalagens, entre outros.
Também tinham que ser calculadas as despesas bancárias relacionadas com a emissão da moeda da compra (habitualmente, em dólares americanos), assim como a conversão de todas as despesas para euros. Para isso, foi também criado um campo de formulário onde se lançava a cotação USD/EUR da transação bancária.
Com esta ferramenta, o cálculo do custo unitário dos produtos importados (na ordem das dezenas de referências distintas) passou a ser efetuado em menos de 5 minutos, possibilitando um ganho de produtividade muito significativo, para além de reduzir substancialmente a ocorrência de erros de cálculo.
