Uma empresa de formação tem a árdua tarefa de fazer inúmeros contratos com formadores e formandos todos os meses e de efetuar a respetiva impressão em série. No pico de um projeto de formação, esta atividade implica a utilização de uma colaboradora administrativa a tempo inteiro!
O processo envolve a recolha de todos os dados dos formandos e dos formadores, tais como nome, dados de documentos de identificação, morada, endereço de correio eletrónico, telefones, etc. Depois, é necessário lançar esses dados no modelo de contrato existente e imprimir duas cópias por cada indivíduo.
Este processo implicava a introdução manual dos dados no modelo do contrato, o que era uma tarefa muito demorada e sujeita a erros com potenciais implicações legais.
Impressão imediata de centenas de contratos
Foi utilizada uma folha de cálculo em Excel onde a empresa já registava os dados de todos os intervenientes. Esta folha de cálculo passou a servir como base de dados para a alimentação dos campos variáveis dos contratos em MS Word.
No modelo do contrato do MS Word, em vez de se escreverem manualmente os dados dos participantes, foram criados campos de impressão em série que se interligaram à base de dados em Excel. Desta forma, todos os contratos (para cada participante), são alimentados automaticamente por toda a informação correspondente, sem ser necessária a sua introdução manual.
Com esta ferramenta, a criação dos contratos passou a ser feita de forma automatizada, permitindo a impressão em massa dos contratos necessários, garantindo a rapidez do processo e a eliminação de erros de processamento.
